ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA

PENDAHULUAN

1.      latar belakang

Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam menyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan dapat dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya  kegiatan yang berkaitan dengan ketatausahaan atau administrasi yang sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor.

Agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien, maka pelaksanaan atau pengelolaan sarana dan prasarana kantor harus dilakukan dengan baik.

Administrasi sarana dan prasarana pendidikan adalah semua komponen yang sacara langsung maupun tidak langsung menunjang jalannya proses pendidikan untuk mencapai tujuan dalam pendidikan itu sendiri.

Terbatasnya pengetahuan dari personal tata usaha sekolah akan administrasi sarana dan prasarana pendidikan, serta kurangnya minat dari mereka untuk mengetahui dan memahaminya dengan sungguh sungguh, maka dari itu kami menyusun makalah ini

2.      Perumusan masalah

Untuk membahas tentang Administrasi Sarana dan Prasarana terdapat rumusan masalah sebagai berikut :

1)      Apakah yang dimaksud dengan sarana dan prasarana?

2)      Apakah yang dimaksud dengan administrasi  sarana dan prasarana?

3)      Apa proses administrasi  sarana dan prasarana?

4)      Apakah peran guru dalam administrasi  sarana dan prasarana?

3.      Tujuan dan manfaat penulisan

Berdasarkan rumusan masalah,maka tujuan dari makalah ini adalah sebagai berikut :

1)      Untuk mengetahui penjelasan tentang apa sarana dan prasarana.

2)      Untuk mengetahui penjelasan tentang administrasi  sarana dan prasarana.

3)      Untuk mengetahui penjelasan tentang apa saja proses administrasi  sarana dan prasarana.

4)      Untuk mengetahui penjelasan tentang apa peran guru dalam administrasi  sarana dan prasarana.

Manfaat dari penulisan makalah ini adalah meningkatkan pengetahuan kelompok dan pembaca tentang administrasi  sarana dan prasarana agar dapat memahami konsep administrasi  sarana dan prasarana dan dapat menerapkan konsep dan teori administrasi  sarana dan prasarana pada dunia pendidikan yang akan dimasuki mahasiswa kependidikan.

           

 

PEMBAHASAN

1.      Pengertian administrasi sarana dan prasarana

Menurut kamus besar Bahasa Indonesia sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses( usaha, pembangunan, proyek). 

Sedangkan secara etimologis (bahasa) prasarana berarti alat tidak langsung untuk mencapai tujuan dalam pendidikan. misalnya: lokasi/tempat, bangunan sekolah,lapangan olahraga, uang,dsb. Sedangkan sarana berarti alat langsung untuk mencapai tujuan pendidikan. misalnya; ruang, buku, perpustakaan, laboratorium dsb.

Menurut rumusan Tim Penyusun Pedoman Pembakuan Media Pendidikan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, maka yang dimaksud dengan: “Sarana pendidikan adalah semua fasilitas yang diperlukan dalam proses belajar mengajar baik yang bergerak maupun tidak bergerak agar pencapaian tujuan pendidikan dapat berjalan dengan lancar, teratur, efektif dan efisien”.

Dengan demikian dapat di tarik suatu kesimpulan bahwa Administrasi sarana dan prasarana pendidikan adalah semua komponen yang sacara langsung maupun tidak langsung menunjang jalannya proses pendidikan untuk mencapai tujuan dalam pendidikan itu sendiri.

Sarana pendidikan diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu :

1.      Ditinjau dari habis tidaknya dipakai

Dilihat dari habis tidaknya dipakai, sarana pendidikan ada dua yaitu: sarana pendidikan yang habis dipakai dan sarana pendidikan tahan lama.

a.       Sarana pendidikan yang habis dipakai adalah segala bahan atau alat yang apabila digunakan bisa habis dalam waktu yang relatif singkat. Seperi : Kapur, bahan kimia dan sebagainya.

b.      Sarana pendidikan yang tahan lama adalah keseluruhan bahan atau alat yang dapat digunakan secara terus menerus dan dalam waktu yang relatif lama. Seperti : Kursi, meja, papan tulis dan sebagainya.

2.      Ditinjau dari bergerak tidaknya pada saat digunakan

Terbagi dua yaitu : sarana pendidikan yang bergerak dan sarana pendidikan tidak bergerak.

a.       Sarana pendidikan yang bergerak adalah sarana pendidikan yang bisa digerakkan atau dipindah sesuai dengan kebutuhan pemakainya, contohnya: almari arsip sekolah, bangku sekolah, dsb.

b.      Sarana pendidikan tidak bergerak adalah semua sarana pendidikan yang tidak bisa atau relatif sangat sulit untuk dipindahkan, misalnya saluran dari Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM).

3.      Ditinjau dari hubungannya dengan proses belajar mengajar

Dapat dibedakan menjadi tiga macam yaitu : alat pelajaran, alat peraga, dan media pengajaran.

Adapun Prasarana pendidikan di sekolah bisa diklasifikasikan menjadi dua macam, yaitu:

1)      Prasarana pendidikan yang secara langsung digunakan untuk proses belajar mengajar, seperti ruang teori, ruang perpustakaan, ruang praktek keterampilan, dan ruang laboratorium.

2)      Prasarana sekolah yang keberadaannya tidak digunakan untuk proses belajar mengajar, tetapi secara langsung sangat menunjang terjadinya proses belajar mengajar, misalnya ruang kantor, kantin sekolah, tanah dan jalan menuju sekolah, kamar kecil, ruang guru, ruang kepala sekolah, dan tempat parkir kendaraan.

2.      Proses administrasi sarana dan prasarana

Menurut Sutjipto (1993) aktivitas administrasi dalam bidang sarana dan prasarana pendidikan meliputi; perencanaan, pengadaan, inventarisasi, penyaluran, pemanfaatan dan pemeliharaan, penghapusan, dan pengawasan sarana dan prasarana pendidikan. Dapat diuraikan sebagai berikut:

a.       Perencanaan

Perencanaan sarana dan prasarana pendidikan merupakan suatu proses analisis dan penetapan kebutuhan yang diperlukan dalam proses pembelajaran sehingga muncullah istilah kebutuhan yang diperlukan (primer) dan kebutuhan yang menunjang. Dalam proses perencanaan ini harus dilakukan dengan cermat dan teliti baik berkaitan dengan karakteristik sarana dan prasarana yang dibutuhkan, jumlahnya, jenisnya dan kendalanya (manfaat yang didapatkan), beserta harganya.

Berkaitan dengan ini Jones (1969) menjelaskan bahwa perencanaan pengadaan perlengkapan pendidikan di sekolah harus diawali dengan analisis jenis pengalaman pendidikan yang diprogaramkan di sekolah. Menurut Sukarna (1987) adalah sebagai berikut:

a)    Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang diajukan oleh setiap unit kerja dan mengiventarisasi kekurangan perlengkapan sekolah.

b)    Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan sekolah untuk periode tertentu, misalnya untuk satu semester atau satu tahun ajaran.

c)    Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang tersedia sebelumya.

d)    Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran sekolah yang tersedia. Dalam hal ini, jika dana yang tersedia tidak mencukupi untuk pengadaan semua kebutuhan yang diperlukan, maka perlu diadakan seleksi terhadap semua kebutuhan perlengkapan yang telah direncanakan dengan melihat urgensi setiap perlengkapan yang diperlukan. Semua perlengkapan yang urgen didaftar dan didahulukan pengadaannya.

e)    Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau anggaran yang tersedia, maka perlu diadakan seleksi lagi dengan melihat skala prioritas.

f)     Penetapan rencana pengadaan akhir.

b.      Pengadaan

Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas. Karena fungsi dan kegiatan setiap organisasi berbeda, maka pengadaan sarana dan prasarana kantor juga tidak selalu sama antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lain. Dalam mengadakan sarana dan prasarana tersebut harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :

Ø  Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.

Ø  Tentukan jenis, kuantitas, dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.

Ø  Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia.

Ø  Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional.

Ø   Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.

Ø  Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.

Ø  Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Dalam pengadaan sarana dan prasarana kantor, maka ada seksi perbekalan yang memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut :

a)      Penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik mengenai jumlah maupun mutu. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penelitian dan penentuan kebutuhan perlengkapan kerja adalah faktor fungsional, faktor ongkos, faktor prestise, faktor standarisasi dan normalisasi.

b)      Standarisasi dan perincian benda. Langkah-langkah yang perlu ditempuh untuk mengusahakan standarisasi ialah :

Ø  Klasifikasi alat-alat, menggolong-golongkan alat-alat yang berfungsi sejenis atau menghasilkan barang-barang tertentu yang sama.

Ø  Spesifikasi dan perincian alat-alat dengan menggunakan kemampuannya.

Ø  Standarisasi alat-alat dengan pertimbangan untuk penggunaan dalam jangka waktu lama dan pertimbangan efisiensi kerja.

c)      Pembelian benda perbekalan. Beberapa pertimbangan pokok dalam pembelian alat-alat atau barang-barang ialah:

Ø  Sedapat mungkin mengurangi pembiayaan baru dengan mencari benda-benda yang dibutuhkan dari benda-benda yang merupakan kelebihan.

Ø  Menimbulkan kompetensi diantara produsen dengan membuat spesifikasi atas benda-benda yang akan dibeli , dan mengadakan penelitian yang seksama diantara produsen dengan baik.

Ø  Mendapatkan keterangan-keterangan terbaru atas benda-benda, keadaan pasar dan harga.

Ø  Mendapatkan keterangan-keterangan mengenai perkembangan baru atas barang-barang, dan cara yang telah disempurnakan mengenai cara pengepakan.

Ø  Mempertimbangkan semua biaya bagi barang-barang perbekalan tersebut sampai siap digunakan.

d)     Pengiriman barang. Dalam pengadaan barang perbekalan dibutuhkan aktivitas pengiriman yang dapat dilakukan melalui jalan darat, laut maupun udara.

c.       Inventaris

Pengadaan semua sarana dan prasarana kantor memerlukan biaya tinggi, termasuk semua kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaannya. Untuk itu diperlukan kegiatan inventarisasi. Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Secara singkat inventarisasi dapat diartikan sebagai pencatatan terhadap sarana dan prasarana. Inventarisasi yang dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang sama. Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana antara lain :

a.       Agar peralatan tidak mudah hilang.

b.       Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggungjawabkan.

c.       Memudahkan dalam pengecekan barang.

d.      Memudahkan dalam pengawasan.

e.       Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.

d.      Penyaluran

Penyaluran merupakan kegiatan yang menyangkut pemindahan barang dan tanggung jawab dari instansi / pemegang yang satu kepada instansi / pemegang yang lain. Kegiatan penyaluran barang meliputi tiga bagian yaitu :

1.      Penyusunan Alokasi

            Untuk menghindari pemborosan dalam pembagian / pendistribusian barang sehingga merata dan seimbang dengan kebutuhan pemakainya masing-masing, maka perlu disusun alokasi kuantitas dan frekuensi pendistribusiannya, sehingga sungguh-sungguh dapat menunjang kegiatan instruksional

2.      Pengiriman Barang

            Pengiriman barang dari pusat-pusat penyalur barang perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut : cara pengiriman, pengemasan, pemuatan, pengangkutan dan pembongkarang.

3.      Penyerahan Barang

            Dalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi daftar penyerahan barang, surat pengantar, faktur, tanda terima peyerahan barang, biaya pengiriman dan sebagainya.

e.       Pemanfaatan dan pemeliharaan

Pemeliharaan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.

Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :

Ø  Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.

Ø  Agar barang tidak mudah hilang.

Ø  Agar barang tidak kadaluarsa.

Ø  Agar barang tidak mudah susut.

Ø  Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain:

1.      Pemeliharaan berdasarkan waktu

Ø  Pemeliharaan sehari-hari

Pemeliharaan sarana dan prasarana yang dilakukan setiap hari, biasanya dilakukan oleh petugas atau karyawan yang menggunakan barang dan bertanggung jawab atas barang tersebut, misalnya pemeliharaan ruang kerja, mesin tik, komputer, dan mobil. Pemeliharaan barang-barang tersebut harus dilakukan setiap hari agar kebersihannya tetap terjaga dan menghindari kerusakan yang lebih besar.

Ø  Pemeliharaan berkala

Pemeliharaan berkala dilakukan menurut jangka waktu tertentu, misalnya seminggu sekali, dua minggu sekali, sebulan sekali atau dua bulan sekali. Pemeliharaan berkala dapat dilakukan untuk berbagai jenis sarana dan prasarana dan biasanya dilakukan oleh petugas yang khusus menangani pemeliharaan barang.

2.      Pemeliharaan berdasarkan jenis barang

Ø  Pemeliharaan barang bergerak

Pemeliharaan barang bergerak dapat dilakukan setiap hari maupun secara berkala. Contoh: kendaraan bermotor, mesin kantor, dan alat elektronik.

Ø  Pemeliharaan barang tidak bergerak

Pemeliharaan barang tidak bergerak juga dapat dilakukan setiap hari atau secara berkala untuk mengetahui sampai sejauh mana kualitas barang tersebut masih dapat digunakan. Contoh: membersihkan debu-debu yang menempel pada alat,sebaiknya dilakukan setiap hari agar alat dapat selalu terjaga kebersihannya, juga untuk mencegah kerusakan. Instalasi listrik dan air dapat dilakukan secara berkala.

f.       Penghapusan

Penghapusan merupakan suatu proses kegiatan yang bertujuan untuk mengeluarkan/ menghilangkan barang-barang milik Negara dari daftar inventaris negara berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Apabila biaya rehabilitasi barang terlalu besar sedangkandaya pakainya terlalu singkat maka barang tersebut lebih baik tidak dipakai lagi dan dikeluarkandari daftar inventaris.Sebagai salah satu fungsi dari pengelolaan perlengkapan, penghapusan mempunyai arti:

Ø  Mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi kerugian yang jauh lebih besar yang disebabkan oleh:

a)      Pengeluaran yang semakin besar untuk biaya perawatan dan perbaikan / pemeliharaan terhadap barang yang semakin buruk kondisinya.

b)      Pemborosan biaya untuk pengamanan barang-barang kelebihan atau barang lain yang karena beberapa sebab, tidak dapat dipergunakan lagi.

Ø  Meringankan beban kerja inventarisasi karena banyaknya barang-barang yang tinggal menyusut.

g.      Pengawasan

      Seluruh kegiatan Administrasi Sarana dan Prasarana Pendidikan tidak bisa berjalan sendiri tanpa dikendalikan dan diawasi, artinya setiap kegitan masing-masing akan dimonitoring setiap saat oleh pimpinan organisasi serta diperhatikan kerja samanya satu sama lain.

      Pengawasan bukan merupakan suau pengaturan yang kaku dan akan membatasi ruang gerak masing-masing fungsi pengelolaan, tetapi merupakan koordinasi serta akselerasi bagi seluruh fungsi pengelolaan administrasi, sehingga pemborosan waktu, tenaga dan biaya dapat dihindarkan.

3.      Peran guru dalam administrasi sarana dan prasarana

            Kebijakan pemerintah tentang pengelolaan sarana dan prasarana sekolah tertuang di dalam UU No. 20 tahun 2003 tentang Sisdiknas pasal 45 ayat (1) yaitu ”setiap satuan pendidikan formal dan nonformal menyediakan sarana dan prasarana yang memenuhi keperluan pendidikan sesuai dengan pertumbuhan dan perkembangan potensi fisik, kecerdasan intelektual, sosial, emosional dan kejiwaan peserta didik.” (Mohammad Syaifuddin, 2007 : 2.36).

                        Adapun peran guru dalam administrasi sarana prasarana sekolah:

1.      Terlibat dalam perencanan pengadaan alat bantu pengajaran

2.      Terlibat dalam pemanfaatan dan pemeliharaan alat bantu pengajaran yang digunakan guru.

3.      Pengawasan dalam penggunaan alat praktek oleh siswa

PENUTUP

1.      Kesimpulan

Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses( usaha, pembangunan, proyek). 

Dengan demikian dapat di tarik suatu kesimpulan bahwa Administrasi sarana dan prasarana pendidikan adalah semua komponen yang sacara langsung maupun tidak langsung menunjang jalannya proses pendidikan untuk mencapai tujuan dalam pendidikan itu sendiri.

Aktivitas administrasi dalam bidang sarana dan prasarana pendidikan meliputi; perencanaan, pengadaan, inventarisasi, penyaluran, pemanfaatan dan pemeliharaan, penghapusan, dan pengawasan sarana dan prasarana pendidikan.

            Adapun peran guru dalam administrasi sarana prasarana sekolah:terlibat dalam perencanan pengadaan alat bantu pengajaran, terlibat dalam pemanfaatan dan pemeliharaan alat bantu pengajaran yang digunakan guru., pengawasan dalam penggunaan alat praktek oleh siswa

2.      Saran

Dengan membaca makalah ini dan mengetahui apa itu sarana dan prasarana, administrasi sarana dan prasarana, proses administrasi sarana dan prasarana, dan peran guru dalam administrasi sarana dan prasarana diharapkan mahasiswa (calon guru/tenaga pendidik) dapat memahami dan mengaplikasikannya dalam dunia pendidikan.

DAFTAR PUSTAKA

Syahril, dkk. 2009. “Profesi Kependidikan”.Padang:UNP Press

http://sin-riyanti.blogspot.com/2014/02/administrasi-sarana-dan-prasarana.html

http://selametspd2.blogspot.com/2013/03/administrasi-kesiswaan-administrasi.html